Particularités liées au motif du départ d'un employé

Différentes raisons peuvent expliquer une fin d’emploi : congédiement, décès, départ à la retraite, etc. Dans toutes les situations, il y a diverses obligations à remplir. Celles-ci varient selon la situation.

• Congédiement
• Licenciement collectif
• Décès
• Retraite
   

Congédiement

Lorsque vous congédiez un employé, ce doit être pour des motifs économiques, organisationnels ou techniques. Votre choix doit aussi être basé sur des critères objectifs tels que le rendement, les compétences, la polyvalence et l’ancienneté.

Avant de mettre fin à un contrat de travail à durée indéterminée ou de mettre à pied un employé pour une période de plus de six mois, vous devez lui fournir par écrit un avis de cessation d’emploi. Si vous ne vous conformez pas à cette obligation, vous devez verser au salarié une indemnité compensatrice équivalant à son salaire pour le nombre de jours d’avis auquel il avait droit.
 

Pratiques interdites

Selon la Loi sur les normes du travail, il vous est interdit de congédier, de suspendre ou de déplacer une personne travaillant pour vous ou encore d’exercer des mesures discriminatoires ou des représailles à son endroit dans certaines situations telles que les suivantes :

• la personne a atteint ou dépassé l’âge ou le nombre d’années de service requis pour être mise à la retraite;
• la personne est enceinte;
• la personne a refusé de travailler durant des heures dépassant ses heures habituelles de travail.

De plus, la Loi sur les jurés vous interdit de congédier un employé, de le suspendre ou de le sanctionner de quelque autre façon parce qu’il doit s’absenter du travail pour agir comme juré. La Loi sur les tribunaux judiciaires protège également l’employé convoqué à titre de témoin. Vous n’êtes cependant pas tenu de payer le salaire d’un employé qui s’absente pour agir comme juré ou comme témoin, sauf si un tel paiement est prévu par une convention collective ou un contrat de travail.
 

Licenciement collectif

Lorsque vous licenciez 10 salariés ou plus d’un même établissement au cours de 2 mois consécutifs ou que vous mettez à pied au moins 10 salariés d’un même établissement pour 6 mois ou plus, vous devez produire un avis de licenciement collectif. La Loi sur les normes du travail établit la marche à suivre et les délais à respecter pour émettre un tel avis avant le licenciement. Les délais dépendent du nombre de salariés visés :

• 10 à 99 salariés : 8 semaines;
• 100 à 299 salariés : 12 semaines;
• 300 salariés et plus : 16 semaines.

L’avis de licenciement collectif doit contenir les renseignements suivants :

• Le nom et l’adresse de l’employeur ou de l’établissement visé;
• Le secteur d’activité;
• Le nom et l’adresse des associations de salariés, s’il y a lieu;
• Le motif du licenciement collectif;
• La date prévue du licenciement collectif;
• Le nombre de salariés possiblement visés par le licenciement collectif;
• le nom d’un représentant de l’employeur, sa fonction ainsi qu’un numéro de téléphone et une adresse courriel pour le joindre. 

Pour vous aider à rédiger l’avis, vous pouvez utiliser le service Produire un avis de licenciement collectif, offert dans la Zone entreprise. Pour accéder à la Zone entreprise, vous devez avoir un compte clicSÉQUR – Entreprises. Si vous le préférez, vous pouvez également utiliser le formulaire Avis de licenciement collectif.

Par la poste :

Bureau de la Vice-présidence aux normes du travail
Hall Est, 7e étage
400, boul. Jean-Lesage
Québec (Québec) G1K 8W1 

Enfin, vous devez afficher une copie de l’avis à un endroit visible et facilement accessible dans chaque établissement touché par le licenciement collectif.
 

Avis de cessation d’emploi

Vous devez transmettre un avis de cessation d’emploi à chaque salarié concerné par le licenciement collectif. Si vous ne vous conformez pas à cette dernière obligation, vous devez verser, à chacun des salariés concernés, une indemnité compensatrice équivalant à son salaire pour le nombre de jours d’avis auquel il avait droit.

Par ailleurs, si ce licenciement collectif s’accompagne d’un changement aux activités de votre entreprise, tel que la cessation d’une de vos activités ou un changement de forme juridique, vous disposez de 14 jours pour en informer la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail pour la mise à jour de votre dossier d’employeur en matière de santé et de sécurité du travail.

De même, si vous licenciez 50 employés ou plus, vous devez, à la demande d’Emploi-Québec, participer à la constitution d’un comité d’aide au reclassement. Ce comité pourra aider les personnes licenciées à réintégrer le marché du travail. Précisément, lors de la réception de l’avis de licenciement adressé au ministre, un conseiller des services aux entreprises vous contactera afin de vérifier la pertinence de mettre en place un tel comité au sein de votre entreprise. Les travailleurs ne sont toutefois pas tenus d’y recourir. Dans tous les cas, ils demeurent admissibles aux mesures et aux services offerts par Emploi-Québec.
 

Décès

Si l’un de vos employés décède dans l’exercice de ses fonctions, vous devez aviser la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail du décès le plus rapidement possible.

Lorsque vous remplissez le relevé 1 (RL-1) d’un employé décédé, vous devez inclure dans le montant que vous inscrivez à la case A toute somme qui lui est due et qu’il aurait reçue pendant l’année (ex. : indemnité correspondant à des vacances accumulées ou paiement rétroactif de salaire fait dans le cadre d’une convention collective signée avant le décès). Il faut aussi penser à inscrire les retenues d’impôt effectuées sur ces sommes.  

Notez cependant que si le versement d’une somme n’était pas prévisible au moment du décès, vous ne devez pas tenir compte de cette somme, car celle-ci n’est pas imposable. Il pourrait s’agir, par exemple, d’une somme forfaitaire versée en vertu d'une convention collective conclue après le décès.
 

Retraite

De façon générale, vous êtes obligé de verser une allocation de retraite à tout employé qui part à la retraite ou que vous licenciez. L’allocation versée doit alors faire l’objet d’une retenue d’impôt.

Si vous payez l’allocation en un seul versement (paiement unique), la retenue d’impôt varie selon son montant :

• à 5 000 $ ou moins correspond une retenue de 16 %;
• à plus de 5 000 $ correspond une retenue de 20 %.

Si vous payez l’allocation en plusieurs versements, la retenue d’impôt doit être déterminée en fonction de la Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI).

Vous pouvez aussi transférer l’allocation de retraite, en partie ou en totalité, dans un régime de pension agréé (RPA) ou un régime enregistré d’épargne-retraite (REER). Si vous transférez l’allocation en partie seulement, vous n’avez pas à retenir d’impôt sur cette partie, laquelle peut être déduite du revenu de l’employé ou de l’ex-employé.
 

Relevés à produire

Vous devez déclarer à Revenu Québec les sommes que vous avez versées à titre de revenus de retraite et de rentes à des bénéficiaires. Vous devez également fournir à ces bénéficiaires le relevé dont ils ont besoin pour produire leur déclaration de revenus du Québec. 

Pour de l’information sur les responsabilités des employeurs envers le gouvernement du Canada en ce qui a trait aux retenues sur la paie, consultez le site Web de l’Agence du revenu du Canada.